Velika večina specializiranih faktor družb poleg postopka odkupa izdanih računov vključuje v svoje storitve tudi upravljanje terjatev. Zato podjetja v tem sklopu prepustijo določene posle faktorju, saj se na njega tudi prenese obveznost, ki vključuje izterjavo obveznosti od kupca podjetja. Zaradi tega imajo naročniki manj dela in porabijo manj notranjih virov.

Ključni del factoring posla je v prodaji oziroma odkupu izdanega računa za že opravljeno dobavo blaga ali storitev, pri čemer finančni strokovnjaki v faktor družbi poskrbijo za takojšnje nakazilo gotovine na bančni račun podjetja. Vendar ta proces zajema le določen del poslov. Faktor mora namreč od kupca podjetja tudi dobiti plačilo, zato da se ne izpostavi tveganju. V ta namen so faktor družbe razvile določene mehanizme, ki jim pomagajo pri managementu terjatev.

Upravljanje terjatev z ažurnim evidentiranjem podatkov

Finančni strokovnjaki vodijo natančne evidence z različnimi podatki, kot so podatki o kupcih podjetja, datumih zapadlosti in zneskih na izdanih računih ter podatki o stanjih plačil. Ti podatki jim pomagajo, da lahko lažje operirajo s faktoring posli, predvsem pa so vedno dostopne informacije pomembne iz tega vidika, da v roku poravnajo določen znesek in preverijo stanje plačil kupcev.

Podatke o stanju plačil in datumih zapadlosti poročajo tudi podjetjem kot naročnikom storitve. Izpisana poročila so pomembna zato, da podjetje ve, koliko factoring poslov je bilo opravljenih, koliko provizije so plačali za storitve, koliko naročil lahko izvedejo za posameznega kupca, v primeru, da kupec faktorju še ni nakazal gotovine in drugo.

Upravljanje terjatev s pridobivanjem podatkov o kupcih

Nenehno spremljanje finančnih in poslovnih kazalnikov in podatkov o kupcih podjetja je pomembno, zato da se faktor zavaruje pred tem, da kupec morda ne bi bil finančno sposoben plačati zneska, upoštevaje, da je družba že izvedla factoring posel in nakazala gotovino na račun naročnika. Podatki o kupcih so pomembni tudi za podjetje, saj če so kupci plačilno nesposobni, je v večini primerov najbolje, da podjetje ustavi dobavo oziroma preneha opravljati storitve za kupca.

Zaradi plačilne nesposobnosti kupcev lahko nastanejo velike težave pri izterjavi dolgov, kar je še posebej kočljivo, če gre za večje zneske, ki ostajajo neporavnani daleč preko roka zapadlosti. Zato faktor družba natančno preverja finance kupcev, med drugim podatke o lastništvih podjetja, davčnih dolgovih, bonitetni oceni, morebitnih blokadah na transakcijskih računih in plačilnih indeksih.

Upravljanje terjatev zajema komunikacijo s kupci

Podjetje proda izdan račun, faktor ga odkupi in s tem prenese nase prenese obveznost, tudi kar se tiče izterjave dolgov pri kupcu podjetja. Od tu naprej finančni strokovnjaki komunicirajo s kupci podjetja, pri čemer se dogovarjajo za rok zapadlosti računa. Ko je datum zapadlosti določen, tedaj lahko faktor le čaka na plačilo. V primeru, da račun ni poravnan v celoti, pa je delo strokovnjakov tudi to, da kupce opominjajo in obveščajo.

Komunikacija s kupci podjetja je pomemben, a hkrati precej zamuden del v sklopu storitve za upravljanje terjatev. Finančni strokovnjak kliče kupce, jim pošilja elektronska sporočila, pisne opomine in drugo. Izterjava dolgov je najbolj nehvaležni del, ki ga mora faktor opraviti, a pri tem razbremeni podjetje kot svojega naročnika.