Pri poslovanju z nekaterimi podjetji moramo po zakonu pripraviti elektronski račun, to pa je tudi sicer priljubljena opcija za racionalizacijo poslovanja v sodobnih podjetjih. Računov ni smiselno tiskati na papirju, saj vse dokumente lahko posredujemo kar preko spleta. Tudi plačevanje poteka v veliki meri preko spleta ali pa kupec sam opravi plačilo na podlagi digitalnega računa. Tako prihranimo ogromno časa in truda, pa tudi kakšnih 60 % stroškov, ki bi jih sicer imeli s poslovanjem z dokumenti na papirju. Ne bo stroškov tiskanja, ne bo treba kupovati opreme in potrošnega materiala, prav tako papirja ne bomo nikamor pošiljali.

Da bi izkoristili vse prednosti, ki jih prinaša elektronski račun, pa moramo biti tudi na to vrsto poslovanja kar se da dobro pripravljeni. Na srečo ne bo potrebe po velikih prilagoditvah, tako za izdane kot za prejete e-račune imamo dobro programsko opremo, ki opravi večino dela.

Kako izdati elektronski račun?

Najlažje lahko elektronski račun izdamo s pomočjo namenske programske opreme. Postopek je podoben kot pri običajnih računih – vpisati moramo nujne podatke oziroma vsaj tiste, ki jih program ne more sam pridobiti iz javnih podatkovnih baz. Računalnik bo nato oblikoval e-račun, ki bo takoj pripravljen za uporabo. To ni le digitalni dokument, temveč mora imeti elektronski račun še druge nujne komponente, poleg samega e-računa tudi predpisano ovojnico, ki jo prepoznavajo drugi programi.

Programska oprema za izdajanje e-računov ima po navadi še druge funkcionalnosti:

• Račune lahko takoj posredujemo na e-mail kupca
• Račune lahko izvozimo preko spletne banke ali preko drugih posrednikov
• Račune lahko digitalno podpišemo

Tudi prejet elektronski račun moramo ustrezno obdelati

Če prejmemo elektronski račun, z njim verjetno ne bo veliko dela. Predvsem to velja za večja podjetja, ki redno poslujejo na ta način. V tem primeru imamo verjetno že utečene postopke za avtomatsko obdelavo takšnih dokumentov. Programska oprema spet nudi več uporabnih funkcij:

• Pripravo plačilnih nalogov
• Uvoz v spletno banko in samodejno plačilo
• Izdelavo plačilnih nalogov
• Pripravo dokumentacije za knjigovodske evidenc

Tako nam programska oprema močno poenostavi poslovanje s podjetji, ki uporabljajo elektronske račune. Seveda pa takšne račune še vedno lahko plačujemo tudi na druge načine. Elektronski račun običajno vključuje tudi digitalno kopijo samega računa, na kateri so razvidni vsi potrebni podatki za plačilo – to lahko še vedno opravimo preko univerzalnega plačilnega naloga na pošti, banki ali preko spleta.

Dolgoročno poslovanje z elektronskimi računi

Na dolgi rok lahko pričakujemo, da bomo uspeli poslovanje uspešno prilagoditi elektronskim računom. Ne bo potrebe po tiskanju dokumentov na papirju, prav tako ne bomo ničesar pošiljali po pošti. To pomeni znaten prihranek denarja, predvsem pa se izognemo trudu in času, ki ga je treba vložiti v zamudno delo. Delo z računi vključuje opravila, za katera nismo neposredno plačani, zato imamo s tem le izpad dohodka, veliko bolj smiselno je delo poenostaviti z računalnikom in čas raje nameniti za bolj dobičkonosne dejavnosti. S tega vidika lahko elektronski račun na dolgi rok močno pripomore k uspešnemu poslovanju in boljšim prodajnim rezultatom.