Potni nalogi so v marsikaterem podjetju področje, ki ga zanemarjajo in mu ne posvečajo potrebne pozornosti. Marsikdo misli, da je to le izguba časa, vendar ni tako. Pomembno je, da to tega področja pristopite resno, se mu posvetite in določite, kako ga boste urejali. V primeru preverjanj s strani inšpekcije lahko namreč nastanejo resne težave, če dokumentov niste shranili. Lahko namreč plačate visoko kazen za lenobo in neupoštevanje predpisov

Interni akt o potnih nalogih

Preden se lotite tega področja, je smiselno, da v podjetju sprejmete interni akt o tem, kako točno boste to področje spremljali in evidentirali dokazila o izvedbi poslovnih poti. Ne obstaja namreč zakonodaja, ki bi striktno določala, kako je treba do tega postopati, tako da je marsikaj stvar dogovora.

Je pa vseeno nekaj stvari, ki jih je treba vedeti na področju potnih nalogov. Potni nalogi so torej listine, ki dokazujejo, da je prišlo do določene službene poti. Na tej poti je prišlo do nastanka stroškov, ki jih je treba povrniti zaposlenim, ki so morali plačati določene storitve. Pri tem se te dokumente vedno podpiše. podpisati jih mora oseba, ki je šla na pot, potem pa tudi vse osebe, ki so temu zaposlenemu nadrejene, če jih je več. Potne naloge se napiše pred odhodom na službeno pot. Če pa to ni možno, jih je treba izpolniti najkasneje ob povratku nazaj.

Na tovrstnih dokumentih morajo biti tudi vedno osnovni podatki o službeni poti. Napisati je treba, kdaj je bila pot izvedena in koliko časa je trajala. Navesti je treba namen te poti – katero poslovno stvar se je s potjo urejalo. Nvaesti je treba destinacijo in način prevoza do tja. Pri tem je treba v primeru prevoza z avtom navesti tudi, če je avto v lasti zaposlenega ali podjetja ter če je bilo treba vmes tankati. V tem primeru je treba seveda zaposlenim povrtniti vse stroške.